Một số giải pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành ở tỉnh Kon Tum

Thứ ba - 27/12/2022 08:13

Tác giả bài viết: Ths. Trần Thị Thương - Giảng viên khoa Nhà nước và pháp luật

Văn bản, tài liệu là sản phẩm chính trong hoạt động quản lý nhà nước. Những thay đổi trong hoạt động quản lý nhà nước theo hướng phù hợp với công nghệ 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi của công tác văn thư lưu trữ; thay đổi từ đối tượng đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ và năng lực của nhân sự làm công tác này.
Một nội dung quan trọng, có tính bước ngoặt, khẳng định với những điều kiện cần và đủ cho sự xuất hiện và tồn tại của hình thái “văn thư – lưu trữ điện tử” đó là tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định: “Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành… có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy”. Sau đó, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư quy định về các nội dung liên quan đến về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đặt ra những yêu cầu về quy trình, thao tác nghiệp vụ được tin học hóa, có hàm lượng trí tuệ cao, cũng như đòi hỏi hạ tầng kỹ thuật và nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ. Những quy định trên đã giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trên cơ sở đó, Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum đã ban hành Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 08 tháng 4 năm 2021 về một số biện pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc tại các cấp trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Một số kết quả đạt được

Đến nay các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh cơ bản đã thực hiện việc quản lý văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (VNPT-iOffice). Đến nay đã có khoảng: 90% số cơ quan cấp tỉnh, 20% số cơ quan cấp huyện, 50% cấp xã, phường, thị trấn đã thực hiện việc lập hồ sơ trên Hệ thống [2]. Một số cơ quan, tổ chức đang thực hiện lập hồ sơ giấy song song với hồ sơ điện tử.
Tổng số hồ sơ được lập trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua các năm và riêng năm 2022 (tính đến thời điểm 31/11/2022) tại các cơ quan, tổ chức tại các cấp đến thời điểm báo cáo có trên 61.097 hồ sơ, cụ thể:
Bảng tổng số hồ sơ được lập trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giai đoạn 2019-2022
ĐVT: Hồ sơ

	Năm 2019	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022
Cấp tỉnh	115	7.673	10.519	11.859
Cấp huyện, xã	0	2.436	9.375	19.120
TỔNG	115	10.109	19.894	30.979

Nguồn báo cáo Sở Nội vụ
Theo chức năng nhiệm vụ được giao, UBND tỉnh đã ban hành trên 50 văn bản triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; thẩm định, phúc đáp chuyên môn, nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố. Một số sở, ban, ngành, địa phương đã tích cực chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản, quy định, quy chế phù hợp với quy định mới.
Trong năm 2022, Sở Nội vụ đã tổ chức 4 lớp (02 lớp dành cho công chức đối tượng là cấp tỉnh, huyện; 02 lớp dành cho đối tượng là công chức cấp xã) tập huấn nghiệp vụ, kỹ năng công tác lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, với hình thức phổ biến lý thuyết về trách nhiệm của công chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ vào lưu trữ cơ quan và hướng dẫn trực tiếp “cầm tay chỉ việc” các thao tác lập hồ sơ trên Hệ thống cho công chức, viên chức trong đợt tập huấn. Bên cạnh đó, một số huyện như Tu Mơ Rông, Sa Thầy cũng tổ chức các lớp tập huấn công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho các công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; chuyên viên giải quyết công việc tại các phòng, ban, xã, thị trấn. Qua đợt tập huấn, đa số công chức, viên chức tham gia tập huấn cơ bản đã được trao đổi các nội dung và hướng dẫn thực hành kỹ năng để vận dụng, triển khai tại cơ quan, đơn vị mình đạt kết quả.
UBND tỉnh thường xuyên tổ chức thanh tra, kiểm tra tổ chức thực hiện kế hoạch thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh. Nội dung thanh tra, kiểm tra chủ yếu tập trung vào công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành; ban hành văn bản về quản lý công tác văn thư, lưu trữ; việc bố trí công chức, viên chức và việc lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Như vậy, công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp. Hồ sơ, tài liệu nói chung và hồ sơ tài liệu điện tử nói riêng tại các đơn vị, địa phương từng bước được lập, bảo quản an toàn, đảm bảo bí mật Nhà nước, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả; đảm bảo cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của các đơn vị, địa phương và nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Một số tồn tại, hạn chế

- Trong thực tế, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa quan tâm chỉ đạo, tổ chức ứng dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, chưa thực hiện phát hành, tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản điện tử trong nội bộ và giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương. Việc không lập hồ sơ đã gây khó khăn khi cần tra tìm, sử dụng, do đó chưa phát huy được hết giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Nhiều đơn vị, địa phương chưa tạo Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, dẫn đến công chức, viên chức, nhân viên và người lao động không có cơ sở để lập hồ sơ công việc.
- Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện nghiêm túc việc giải quyết công việc thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, ảnh hưởng đến công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong việc gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử qua môi trường mạng.
- Bên cạnh đó, một số chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử theo quy định pháp luật.

Một số giải pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành ở tỉnh Kon Tum

Để kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập nêu trên, đồng thời triển khai thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về công tác lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng, cần thực hiện một số giải pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành ở tỉnh Kon Tum:
Một là, tiếp tục tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại các văn bản như: Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 3 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025; xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường tổ chức tập huấn; hướng dẫn các đơn vị, địa phương lập Danh mục hồ sơ, kỹ năng, nghiệp vụ tạo Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hàng năm trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Hai là, nâng cao trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu đơn vị, địa phương và công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Đưa việc chấp hành quy định của pháp luật trong công tác lập hồ sơ công việc thành tiêu chí để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức hàng năm. Công chức, viên chức không lập hồ sơ công việc được đánh giá không hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời, các cơ quan, đơn vị cân đối, bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu (bản giấy) tồn đọng của đơn vị, địa phương thuộc phạm vi quản lý để đáp ứng yêu cầu tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng.
Ba là, bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các tiêu chuẩn theo ngạch quy định của Bộ Nội vụ để tăng cường hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. Đối với công chức, viên chức được giao kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kỹ năng cần thiết khác phù hợp với công việc được giao.
Bốn là, thường xuyên tổ chức thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, đặc biệt là công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng.
Năm là, cần tiếp tục phối hợp với Viễn thông Kon Tum thường xuyên đảm bảo Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh (VNPT-iOffice) hoạt động thông suốt, ổn định và an toàn, an ninh thông tin; đồng thời có giải pháp lưu trữ đầy đủ dữ liệu hồ sơ công việc và bổ sung thêm tính năng thống kê, báo cáo về tình hình lập hồ sơ lưu trữ trên Hệ thống VNPT-iOffice của các cơ quan, đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử.
Sáu là, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các cơ quan, đơn vị nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ điện tử.
Tài liệu tham khảo:
1. Chính phủ (2020), Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
2. Ủy ban nhân dân tỉnh (2022), Báo cáo số 230/BC-SNV về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, địa phương năm 2022 và nhiệm vụ trọng tâm năm 2023
3. Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum (2021), Chỉ thị số 08/CT-UBND về một số biện pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc tại các cấp trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Ý kiến bạn đọc

Bạn cần đăng nhập với tư cách là Thành viên chính thức để có thể bình luận

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn