Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác đăng ký hộ tịch của Ủy ban Nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum

Hoạt động này góp phần tạo cơ sở pháp lý để người dân được công nhận các quyền con người, quyền, nghĩa vụ công dân và để Nhà nước bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của họ, có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho việc hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

       Thời gian qua, công tác hộ tịch nói chung và đăng ký hộ tịch nói riêng của Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum nhìn chung đã có nhiều cố gắng, cơ bản được tổ chức thực hiện tốt. Vì vậy, công tác đăng ký hộ tịch đã dần đi vào nề nếp, đạt được những kết quả nhất định: các sự kiện đăng ký hộ tịch của người dân cơ bản được thực hiện kịp thời và đúng quy định của pháp luật đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu của công dân trên địa bàn; trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từng bước được đơn giản hóa, tạo thuận lợi cho người dân. Đồng thời trong quá trình thụ lý và giải quyết, sự phối hợp giữa Ủy ban nhân dân các xã, phường với các cơ quan có liên quan cũng chặt chẽ hơn, bỏ bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiết, đáp ứng được nhu cầu, nguyện vọng chính đáng của công dân.

       Công  tác đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử đã được triển khai thực hiện tốt, ngày càng hiệu quả, tỷ lệ đăng ký đúng hạn được nâng lên. Cụ thể: Trong 02 năm 2017 và 2018, Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum đã đăng ký khai sinh cho tổng số 7.572 trường hợp, năm 2017 là 3631 trường hợp, năm 2018 là 3941 trường hợp. Trong đó 76,15% trẻ em đã được đăng ký khai sinh đúng hạn. Đăng ký kết hôn cho 2510 cặp, trong đó năm 2017, các xã, phường của thành phố Kon Tum đã đăng ký kết hôn cho 1329 cặp, trong đó chủ yếu là đăng ký mới với 1323 cặp (chiếm 99,5%); năm 2018, thực hiện đăng ký kết hôn cho 1181 cặp, trong đó đăng ký mới vẫn chiếm tỷ lệ cao là 1172 cặp (chiếm 99,2%). Đăng ký khai tử cho 1.601 trường hợp, cụ thể: Năm 2017 có 723 trường hợp trong đó đăng ký đúng hạn là 425 trường hợp, năm 2018 có 878 trường hợp trong đó đăng ký đúng hạn là 404 trường hợp.

       Đồng thời trong hai năm 2017, 2018 Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum đã đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch cho 505 trường hợp, đã cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho tổng cộng 6.655 trường hợp, đã ghi nhận 81 trường hợp đăng ký nhận cha mẹ con và 07 trường hợp đăng ký giám hộ, năm sau nhiều hơn năm trước cho thấy được nhu cầu của người dân đối với các công tác hộ tịch này là tương đối nhiều và công tác đăng ký hộ tịch đã phần nào đáp ứng được nhu cầu chính đáng đó của người dân.

       Người dân đã nhận thức được tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch nên không tùy tiện sữa chữa, thêm, bớt; tự giác thực hiện đi đăng ký các sự kiện hộ tịch theo đúng thời gian quy định của pháp luật, hạn chế tình trạng “sinh không khai, tử không báo” như trước đây. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức Tư pháp hộ tịch không ngừng được nâng cao, cải thiện nên các công tác đăng ký hộ tịch cũng được giải quyết nhanh chóng, chính xác, theo đúng quy định của pháp luật, góp phần làm giảm đáng kể các vụ việc khiếu nại, tố cáo về hộ tịch.

        Bên cạnh những kết quả đạt được như đã nêu ở trên, công tác đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum vẫn còn một số hạn chế nhất định:

       Tình trạng đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn vẫn còn diễn ra và chiếm tỷ lệ tương đối cao, cụ thể: đăng ký khai sinh quá hạn qua các năm vẫn còn diễn ra, năm sau có phần cao hơn năm trước, như năm 2017 có 775 trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn, năm 2018 là 860 trường hợp tăng 85 trường hợp (tăng 4,9%) so với năm 2017. Đăng ký khai tử năm 2017 có 298 trường hợp đăng ký quá hạn, chiếm 41,2% tổng trường hợp đăng ký, năm 2018 có 474 trường hợp đăng ký quá hạn, chiếm 54% tổng trường hợp đăng ký và có chiều hướng gia tăng (năm 2018 số trường hợp đăng ký khai tử quá hạn tăng 176 trường hợp so với năm 2017)... Điều này cho thấy nhận thức của người dân về quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch còn hạn chế. Vì vậy, công tác tuyên truyền pháp luật nói chung và pháp luật về hộ tịch nói riêng và những vấn đề liên quan đến quyền nhân thân của con người cho người dân của các xã, phường còn chưa tốt, vẫn còn mang tính hình thức, chưa thực sự đạt hiệu quả cao.

       Nhiệm vụ, chức năng của công chức tư pháp - hộ tịch gồm có 12 đầu việc trong đó chỉ với riêng việc đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực văn bản đã chiếm phần lớn thời gian trong tuần của công chức tư pháp - hộ tịch. Trong khi một số thủ tục hành chính liên quan đến bộ phận tư pháp - hộ tịch phải giải quyết trong ngày. Có thể thấy, nhiệm vụ giao cho công chức tư pháp - hộ tịch rất nhiều, trong lúc biên chế (mỗi xã, phường chỉ có 2 biên chế) lại hạn chế, nên khó khăn trong quá trình thực hiện nhiều nhiệm vụ. Số lượng đăng ký hộ tịch có sự chênh lệch giữa các xã, phường nhưng biên chế lại phân bổ bình quân theo đơn vị nên “có nơi không có việc để làm, có nơi lại làm không hết việc”.

       Việc đăng ký hộ tịch bằng điện tử triển khai còn rất hạn chế, và chưa đồng đều. Mặc dù được trang bị máy vi tính, cài đặt phần mềm hộ tịch nhưng nhiều cán bộ vẫn còn lúng túng khi sử dụng do còn thiếu kỹ năng khi sử dụng phần mềm,  làm ảnh hưởng lớn đến yêu cầu ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký và quản lý hộ tịch theo yêu cầu cải cách hiện nay.

      Từ thực trạng công tác đăng ký hộ tịch củaỦy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum, để nâng cao hiệu quả công tác đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum cần thực hiện một số giải pháp sau:

     Thứ nhất, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, sự chỉ đạo của chính quyền cấp trên đối với công tác đăng ký hộ tịch.

     Cấp ủy đảng, nhất là người đứng đầu phải có nhận thức đầy đủ, sâu sắc về chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cũng như vai trò, tầm quan trọng của công tác này trong giai đoạn hiện tại. Phải quán triệt kịp thời các nghị quyết, chỉ thị, quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác này. Tiếp tục hướng dẫn các xã, phường thực hiện nghiêm túc Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Trên cơ sở đó, cần tiếp tục xây dựng kế hoạch công tác đăng ký hộ tịch, đồng thời kịp thời ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn, đốc thúc thực hiện. Bảo đảm sự nhận thức của cơ quan, tổ chức, xã hội về ý nghĩa, vai trò của đăng ký, quản lý hộ tịch và đặc biệt là nhận thức của cán bộ Tư pháp hộ tịch. Tăng cường lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc, sơ kết, uốn nắn kịp thời việc thực hiện công tác đăng ký hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật.

    Thứ hai, tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, nhân dân về tầm quan trọng, nội dung của công tác đăng ký hộ tịch ở cấp xã.

     Chính quyền địa phương tạo mọi điều kiện để bảo đảm quyền được thông tin, tìm hiểu, học tập pháp luật của công dân thông qua công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, xã hội hóa công tác phổ biến, giáo dục pháp luật, khuyến khích và có chính sách để các tổ chức, cá nhân tham gia, đóng góp cho hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật; phát triển các dịch vụ pháp lý hỗ trợ công tác này. Quan tâm xây dựng đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên pháp luật vững mạnh cả về số lượng và chất lượng, có phẩm chất chính trị tốt, trình độ chuyên môn vững vàng, có kỹ năng truyền đạt, am hiểu pháp luật và kiến thức xã hội, có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Các cấp uỷ, chính quyền địa phương cần phải xác định những nội dung cần tuyên truyền, phổ biến, giáo dục với những hình thức và thời gian phù hợp cho từng loại đối tượng; bên cạnh việc khai thác có hiệu quả các hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng cũng cần quan tâm đến việc tổ chức những hình thức phù hợp với đặc thù các đối tượng là người đồng bào dân tộc thiểu số, đặc biệt nội dung tuyên truyền phải cụ thể thiết thực, dễ hiểu. Tăng cường đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật như: Tổ chức các hình thức tuyên truyền, in phát tờ rơi, tờ gấp; tổ chức lồng ghép hoạt động các câu lạc bộ hội phụ nữ, nông dân...

     Thứ ba, củng cố, nâng cao năng lực đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch.

      Hiệu quả quản lý hộ tịch phụ thuộc rất lớn vào năng lực hoạt động của hệ thống cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch, trong đó đặc biệt là Ủy ban nhân dân cấp xã và đội ngũ cán bộ tư pháp – hộ tịch chuyên trách. Để có một đội ngũ làm công tác hộ tịch chuyên nghiệp, ổn định; đủ về số lượng, bảo đảm về chất lượng; đáp ứng được yêu cầu của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong giai đoạn hiện nay thì công chức được bố trí vào vị trí tư pháp - hộ tịch phải đủ tiêu chuẩn theo quy định và phải được bồi dưỡng nghiệp vụ về đăng ký hộ tịch để đảm nhiệm công tác chuyên môn. Đồng thời xây dựng kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã những kiến thức về nghiệp vụ, kỹ năng giải quyết các loại việc hộ tịch cũng như kiến thức về lý luận chính trị, quản lý nhà nước để nâng cao trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ này. Không chỉ mở các lớp bồi dưỡng về kiến thức, chuyên môn mà cần có những lớp bồi dưỡng về kỹ năng khi thực thi công vụ, kỹ năng trong giao tiếp và xử lý các tình huống phát sinh khi thực hiện hoạt động đăng ký hộ tịch. Đồng thời phải kiện toàn, bố trí đủ số lượng đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch đảm bảo đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Hộ tịch để có thể giải quyêt hoạt động đăng ký hộ tịch một cách nhanh chóng, kịp thời.

      Thứ tư, đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính.

      Tiếp tục hoàn thiện thể chế cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch, mục tiêu vừa thuận tiện cho người dân, vừa theo quy định của pháp luật, vừa bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước, cũng qua đó không để xảy ra tình trạng dễ dãi, dẫn đến buông lỏng quản lý, hoặc kiểm soát quá chặt chẽ, cứng nhắc, sẽ dẫn đến không hiệu quả. Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư, bảo đảm đến hết năm 2020 các thông tin cơ bản của tất cả công dân sẽ được nhập, cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và mỗi công dân đều có số định danh cá nhân. Công khai đầy đủ quy trình, thủ tục, lệ phí, thời gian giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả dán tại trụ sở Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn. Đảm bảo hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân được giải quyết đúng thời hạn; công tác đăng ký và quản lý khai sinh ngoài việc bảo đảm giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức kịp thời, chính xác, đúng pháp luật cần chú trọng triệt để cải cách thủ tục hành chính, công khai, minh bạch, đơn giản hóa về thủ tục.

     Thứ năm, nghiêm túc thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hoạt động đăng ký hộ tịch trên địa bàn thành phố Kon Tum.

      Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch nhằm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã có thể nắm bắt, điều chỉnh và làm đúng những nguyên tắc, quy định về lĩnh vực đăng ký hộ tịch, ngăn chặn kịp thời những việc làm sai phạm, kiến nghị sửa đổi, bổ sung những quy định bất cập, không phù hợp với thực tiễn. Kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, sai phạm trong công tác đăng ký hộ tịch được phát hiện qua công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh. Để thực hiện tốt công tác này, thì Uỷ ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum cần xây dựng kế hoạch hằng năm thực hiện kiểm tra, thanh tra, tránh việc kiểm tra chỉ mang tính hình thức, nể nang nhằm kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh những sai sót, vi phạm có thể xảy ra và tập trung kiểm tra lại đối với những đơn vị thường xuyên có nhiều sai sót, yếu kém trong nhiều năm. Đồng thời cần có sự kết hợp giữa các hình thức kiểm tra, không chỉ thực hiện kiểm tra định kỳ, kiểm tra theo kế hoạch có báo trước mà cần phải tăng cường kiểm tra đột xuất để góp phần nâng cao chất lượng công tác đăng ký hộ tịch.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật Hộ tịch năm 2014.

2. Nghị định số 123/2015/NĐ – CP ngày 05 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.

3. Báo cáo công tác tư pháp năm 2017, nhiệm vụ, giải pháp công tác Tư pháp năm 2018, Phòng Tư pháp thành phố Kon Tum.

4.Báo cáo công tác tư pháp năm 2018, nhiệm vụ, giải pháp công tác Tư pháp năm 2019, Phòng Tư pháp thành phố Kon Tum.

5. Bảng tổng hợp số liệu kết quả đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn trên địa bàn thành phố năm 2017 và năm 2018, Phòng Tư pháp thành phố Kon Tum.

6. Bảng tổng hợp số liệu kết quả đăng ký các việc hộ tịch khác trên địa bàn thành phố năm 2017 và năm 2018, Phòng Tư pháp thành phố Kon Tum.