Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã được ban hành trước đây nên có nhiều nội dung liên quan đến công tác văn thư chưa được điều chỉnh bởi các quy phạm pháp luật hoặc là đã được quy định nhưng chưa phù hợp với thực tiễn. Vì thế, ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập nêu trên. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020, dưới là một số điểm mới đáng chú ý của Nghị định này:

       1. Các loại văn bản hành chính

       Nghị định 30/2020/NĐ-CP sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP quy định các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Nhưng hiện nay Nghị định 30/2020/NĐ-CP bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Bởi “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức1.

       2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử

       Tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy”. Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP không có quy định về nội dung này.

       3. Ký ban hành văn bản

       - Về thẩm quyền ký của cấp phó được giao phụ trách: Điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP khi quy định thẩm quyền ký của cấp phó là: “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”2. Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP không quy định vấn đề này mà chỉ được quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Vì thế dẫn đến thực tế, nhiều cơ quan, đơn vị vẫn ghi chức danh cấp phó phụ trách (chẳng hạn như: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH) là không đúng.

       - Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay3. Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan, đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là rất phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính hiện nay.

       - Về mực ký văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”4. Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen, màu tím...

       - Về ký số: Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung quy định về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Tại khoản 7 Điều 13 Nghị định này quy định: “Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số”. Tại Phụ lục I của Nghị định này quy định “Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký”.

       Nghị định này cũng quy định về chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Theo đó, “Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”. Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo5.

       4. Đính chính văn bản đi

       Tại khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.

       Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằng văn bản hành chính dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn… dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.

       5. Thu hồi văn bản

       Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thu hồi văn bản như sau: “Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết”6.

        6. Về khổ giấy của văn bản hành chính

       Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm) và được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng 7.

       Trước đây, đối với một số loại văn bản hành chính (giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) có thể trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5.

        7. Về đánh số trang văn bản

       Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất 8. Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).

       8. Về viết hoa trong văn bản hành chính

       Trước đây, tại Phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV về viết hoa trong văn bản hành chính hướng dẫn 05 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.

       Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định 05 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên đã sửa đổi và bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm. Cụ thể:

       - Đối với viết hoa vì phép đặt câu: Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phải viết hoa vì phép đặt câu trong các trường hợp sau dấu chấm lửng (...); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “...”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng).    Nhưng Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ bắt buộc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh, đó là: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Như vậy, chỉ khi dùng 04 loại dấu câu này thì người viết mới phải viết hoa, còn các dấu khác thì viết chữ cái đầu bình thường.

       - Đối với viết hoa tên địa lý: Thông tư số 01/2011/TT-BNV chỉ có một trường hợp viết hoa đặc biệt là “Thủ đô Hà Nội” nhưng hiện nay Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm cả “Thành phố Hồ Chí Minh” vào trường hợp viết hoa đặc biệt.

        - Đối với viết hoa các trường hợp khác: Nghị định 30/2020/NĐ-CP có một số điểm mới như sau:

       + Bổ sung quy định: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.

       + Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Trước đây, Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định điểm, khoản không cần viết hoa. Ví dụ: “Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự”; “Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14”9.

        + Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính.

                                                                                   --------------------------------         

1 Tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

2 Tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

3 Tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

4 Tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

5 Tại mục II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP

6 Tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

7, 8 Tại mục I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP

9 Tại mục I Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Tác giả bài viết: Võ Thanh Bình - Phó Trưởng phòng TC,HC,TT,TL